活动策划系列之 -如何组织专业观众

众所周知，活动现场的参与者主要是活动嘉宾和观众，而组织嘉宾和观众的主要核心负责者是活动组织者——活动策划公司。相比而言，很多活动策划公司都比较重视观众，因为他们能让观众的参与程度决定活动成功与否。但事实上，对于真正了解活动行业规则的组织者而言，专业观众的组织才是活动做好、做大、做强的关键。 诚然，组织专业参观商的难度是非常之大的，但是活动组织者如若能在活动策划初期，做细做精可行性报告，必将为活动良性发展奠定坚实的基础。在此，千百会建议活动策划者能够重视把握以下四大环节，以确保活动的可持续发展。    一、充分了解专业观众的具体情况    所谓具体情况最主要把握的就是3个W要素，即“where”、“when”、“what”。 （一）首先“where”需要了解的是专业参观商究竟在何处，到底是从事什么行业。要做好活动，首先要让自己成为这个活动主题的半个专家，组织者可以通过观众，统计报表，行业协会，学会等有关主管部门等渠道，深入了解专业观众在哪里。只有知道专业观众是什么级别，平时关注什么，才能知道通过什么渠道才能做到邀请有效，进而使宣传工作有的放矢。   （二）其次“when”需要了解的是专业观众什么时候才能参观活动，这跟活动的举办档期密切相关。只有掌握行业内最合适的采购时期，才能真正吸引专业观众光临活动现场。当然这里面还需要避开其他阻碍专业观众行程的相关因素，如同类活动档期，各种重大节假日等等。   （三）再有“what”需要了解的是专业参观商通过活动需要达到什么效果。通过“参加活动“这种模式究竟是为了销售还是了解业内动向，是寻求合作还是市场摸底，再结合个人喜好等相关因素则共同构成了活动观众组织的重要驱动力。 二、充分利用各种宣传渠道邀请专业观众 （一）针对专业观众所处的区域特点，组织者应在该区域投入较大的广告宣传媒体，如高速高炮、平面媒体、专业杂志、电视网络等等各种形式，要尽可能让专业观众了解活动相关信息。 （二）针对专业观众的人群特点及行业特点，要组织者应从活动召开前的不同时期，分次、分批投入广告量，特别要在活动开展前夕，投入数量密集的广告宣传形式。另外，要分析行业内专业观众特别关注的媒体内容，可以多从专业杂志上做文章。 （三）组织者要在宣传的内容上把关，尽可能把活动期间的重要信息告知在有关媒体上，如主要业内龙头，行业的高级别的技术交流会，重量级业内人士出席等相关重要信息，让专业观众感觉有参观活动的冲动欲望。 三、充分利用各种组织形式邀请专业观众 在充分了解专业观众的相关情况后，组织者除了可以通过媒体宣传形式吸引专业观众，也可以通过各种活动的组织来达到邀请专业观众的目的。 （一）通过各种协会、学会团体的力量，组织若干参观团，以迅速达到较多专业观众的目的。 （二）通过举办各种高峰论坛、技术交流会、学术研讨会、培训会议，来组织有关专业观众在参加会议的同时来参观活动。 （三）通过设立科技创新之类的奖励基金，评比各类优秀产品的奖励，以及评比客户满意的产品等各种评奖活动，让专业观众进行充分的互动，以达到吸引专业观众参与活动的目的。 四、充分完善专业观众的相关数据 组织一次成功的专业展，除了要完善组织的各类程序以外，尤其要特别重视专业观众的管理工作，专业观众的相关数据是逐步积累起来的，所以需要组织者要有长期积累、长期管理、不断完善的管理手段。 （一）首先组织者要有一套比较完善的专业观众管理软件，能比较详细记录各类专业观众的信息，并且能够及时通过相关的关键词，如上下游产业链，细分行业之类，分析各类专业观众的信息，并且要求对专业观众进行分类、评级。 （二）其次组织者要组建一支管理专业观众的团队，通过不断与专业观众的联络，及时更新专业观众的相关信息，建立加深与专业观众的感情联系。同时，可以为专业观众与组织者之间搭建起长期联络的平台，维护好专业观众的相关数据。 （三）再有活动组织者可以参加同类型的活动收集相关行业的专业观众数据，也可以通过与专业媒体合作，实行数据库的共享，及增加专业观众的数量，有条件的话也可以组织相关行业协会、学会、丰富参展商与专业观众的相关互动内容。     总之，只有不断收集、组织起大量的有效的专业观众的相关信息，才能真正让专业观众服务于活动，只有真正有效的组织起专业观众，才能让活动不断的做强做大，才能提升活动参与者积极参加活动的信息，组织者才能做到活动的社会效益和经济效益双丰收。       然而，在活动组织过程也会遇到组织观众出现问题的时个，比如观众过多或是观众过少，无法撑起整个活动开展的情况，这就需要用到我们的大招：活动策划系列之 -充场观众